Code of Conduct danner ramme om JN Datas forretningsskik og sociale ansvar

Introduktion

JN Data leverer sikker, compliant og stabil IT-drift samt driver et indkøbsfælleskab til gavn for JN Datas kunder.

Medarbejdere i JN Data overholder god forretningsskik, handler ansvarligt og med integritet i overensstemmelse med JN Datas kultur og løfter.

 

Formålet med JN Datas Code of Conduct

JN Datas Code of Conduct er JN Datas interne adfærdskodeks. Det er et udtryk for JN Data's kultur og løfter og indeholder et sæt regler og politikker for, hvad JN Data forstår som god forretningsskik, herunder socialt ansvar, baseret på principperne i FN's Global Compact.

 

JN Datas Code of Conduct er retningslinjer for den adfærd, vi ønsker JN Datas medarbejdere ("vi" og "du") skal have i den daglige kontakt med kolleger og med JN Datas kunder, ejere, leverandører, offentlige myndigheder og samfundet som helhed.

 

På nogle områder har JN Data udarbejdet yderligere politikker og retningslinjer, som gælder i tillæg til JN Datas Code of Conduct.

 

Kultur og løfter

JN Datas kultur og løfter er de vejledende principper i vores daglige arbejde og udgør sammen med JN Datas Code of Conduct det grundlag, JN Data bygger på og drives efter. ”Vi holder, hvad vi lover” er det, vi skal leve efter og det, vi ønsker at være kendte for i alle vores samarbejdsrelationer. Du finder flere oplysninger om JN Datas kultur og løfter på JN Datas intranet (InSite).

 

Alkohol og euforiserende stoffer

Medarbejdere i JN Data må ikke indtage alkohol og euforiserende stoffer i arbejdstiden eller på JN Datas lokationer.

 

Personlig integritet og interessekonflikter

Som medarbejder i JN Data er det dit ansvar at undgå situationer, hvor personlige økonomiske interesser er i strid med din rolle som medarbejder. Hvis du har beslutningskompetence og deltager i en aktivitet eller erhverver andre interesser, der er, eller kunne være, i konflikt med JN Datas Code of Conduct, skal du informere din nærmeste leder.

 

Det er ikke tilladt bruge eget selskab eller et selskab, der kontrolleres af en selv eller en nærtstående part (f.eks. din ægtefælle, forældre, søskende, børn eller nære venner) til levering af varer eller tjenesteydelser til JN Data.

Menneskerettigheder og bekæmpelse af diskrimination

JN Data ser det som både et moralsk og samfundsmæssigt ansvar at sikre, at alle er lige stillet i forhold til rettigheder og muligheder. JN Data har tilsluttet sig FN’s Global Compact og de dertilhørende principper for menneskerettigheder. Principperne giver en fælles etisk og praktisk ramme for JN Datas ansvar som virksomhed.

 

JN Data tolererer således ingen form for diskrimination, herunder mobning, seksuel chikane, forskelsbehandling som følge af køn, alder, etnicitet, kulturel baggrund, religion, seksuel orientering, kønsidentitet, politiske holdninger, handicap mv.

 

Enhver ansat, ledere såvel som medarbejdere, har et ansvar for at sikre en tryg, ligeværdig og respektfuld omgangsform samt en tilhørende pligt til at gribe ind, hvis man overværer en situation, som kan karakteriseres som krænkende adfærd, herunder mobning og seksuel chikane. Endvidere tolerer JN Data ikke menneskesmugling, børnearbejde eller nogen form for tvangsarbejde.  

 

Beskyttelse af miljøet

JN Data tager ansvar for at sikre bæredygtig IT-drift ved at fokusere på at nedbringe JN Datas klimaaftryk mest muligt. Det gør vi ved at fokusere på at drive topmoderne datacentre, hvor strømforbrug til drift og køling er mindst muligt.

 

JN Data opfordrer alle medarbejdere til at bidrage mest muligt til at nedbringe klimaaftrykket, herunder at tilstræbe at mindske forbruget af el, vand, energi og andre ressourcer.

 

JN Data sikrer, at alle elektroniske produkter og komponenter bortskaffes i overensstemmelse med gældende krav og JN Datas politikker.

 

Leverandører og andre samarbejdspartnere

Høje standarder for integritet er afgørende i interaktion med JN Datas samarbejdspartnere.

 

JN Datas valg af leverandører er åben, fair og gennemsigtig. Vi baserer udvælgelsesprocessen på en vurdering af faglige kompetencer og ikke på personlige anbefalinger. Vi sikrer, at alle leverandører opfylder JN Datas relevante krav baseret på en vurdering fra sag til sag i forhold til både tekniske, kommercielle, sikkerhedsmæssige og juridiske krav.

 

Ansvarlig kommunikation

Vores kommunikation hjælper os med at skabe kontakt til hinanden, vores kunder og øvrige samarbejdspartnere. Vi skal altid kommunikere på en måde, der understøtter vores kultur og løfter.

 

Medarbejdere må kun kommunikere oplysninger i offentlige fora eller på sociale netværkssider, hvis oplysningerne er egnede til et bredt publikum. Vær kortfattet, medtag ikke unødige detaljer, og del aldrig fortrolige oplysninger med uvedkommende.

 

Kommunikation med pressen skal altid foretages via JN Data Communications.

 

Sikkerhed og fortrolighed

Vi har alle et ansvar for at sikre fortrolighed, integritet og sikkerhed i forhold til både JN Datas og vores kunders data, herunder især den infrastruktur, der håndterer sådanne data, i henhold til både vores kunders krav og gældende lovgivning om privatlivets fred og databeskyttelse.

 

Medarbejdere med adgang til medarbejderes og/eller kunders data må kun tilgås og bruges til legitime forretningsformål og altid i henhold til gældende politikker og procedurer.

 

Brug af IT og andre fysiske aktiver

Sikre og pålidelige IT-ressourcer har afgørende betydning for driften af JN Data. Medarbejdere har et ansvar for at overholde alle sikkerhedsforanstaltninger og til enhver tid at overholde JN Datas politikker og retningslinjer ved brug af JN Datas IT-ressourcer.

 

Medarbejdere med adgang til kunders IT-ressourcer skal følge kundernes politikker og procedurer i forbindelse med anvendelsen af sådanne IT-ressourcer.

 

Når medarbejdere anvender JN Datas ejendom, som fx it-udstyr, mobil, inventar, software eller firmakort, skal ejendommen anvendes med varsomhed og opbevares forsvarligt.

 

Konkurrenceret

JN Data konkurrerer på lige vilkår samt fremmer og støtter fri og fair konkurrence i branchen.

 

Konkurrencebegrænsningsforbuddet i dansk lovgivning forbyder aftaler eller samordning af to eller flere virksomheders adfærd på markedet, hvis aftalen mv. kan betyde, at konkurrencen skades. Forbuddet rammer alle former for aftaler, uanset om de er mundtlige eller skriftlige. Det betyder også, at ”gentlemen’s agreements” og udveksling af forretningsfølsom information mellem virksomheder kan være forbudt.

Er du som medarbejder i tvivl om, hvorvidt en aftale eller handling er i overensstemmelse med konkurrencelovens regler, skal JN Data Legal, som er konkurrenceretsansvarlig, straks kontaktes.

 

Håndtering af intern viden

Dansk lovgivning forbyder dig at købe eller sælge børsnoterede aktier eller visse andre værdipapirer eller gældsbreve, hvis du ligger inde med oplysninger, som – hvis de var alment kendt – kunne påvirke værdien af sådanne værdipapirer eller gældsbreve. Det er i henhold til dansk ret også forbudt at videregive oplysninger om faktorer, der påvirker prisfastsættelsen.

 

Intellektuel ejendomsret

JN Datas intellektuelle ejendomsrettigheder, herunder erhvervshemmeligheder, copyrights og andre ophavsretligt beskyttede oplysninger, er af afgørende betydning for JN Data.

 

Medarbejdere med adgang til JN Datas intellektuelle ejendomsrettigheder skal til enhver tid sikre behørig beskyttelse af disse fra tredjepart.

 

Anti-korruption, bestikkelse og gaver

JN Data accepterer ikke korruption og bestikkelse. Medarbejdere må ikke tilbyde, godkende eller modtage bestikkelse, returkommission eller noget af værdi med henblik på at opnå eller fastholde forretningsaktiviteter for egen vindings skyld.

 

Kontanter, varer, ydelser, rabatter, billetter til arrangementer, fri benyttelse af feriefaciliteter, restaurantbesøg er alle eksempler på potentiel bestikkelse.

 

JN Data anerkender, at begrænsede og rimelige gaver ofte anvendes til at vedligeholde et forretningsforhold, men kan blive et problem, når de har til formål at påvirke beslutningsprocessen. Derfor gælder følgende:

 

·       Vi giver eller modtager ikke gaver for at efterkomme en anmodning.

·       Vi tilbyder og accepterer gaver på vegne af JN Data. Du må kun modtage og beholde gaver efter forudgående skriftlig godkendelse fra din nærmeste leder og ikke regelmæssigt.

·       Arrangementer skal være relaterede til forretningsformål eller uddannelse og være proportionelle i omkostninger og varighed.

·       Vi betaler for egne rejseomkostninger, når vi inviteres til arrangementer, og vi beder andre om at gøre det samme, når vi afholder et arrangement.

·       Vi giver og modtager ikke gaver eller arrangementer i vores interaktion med offentlige myndigheder eller i forbindelse med private organisationer, hvis vi ved, at det vil være i konflikt med den anden parts politik.

·       Vi støtter deltagelse i leverandørorganiserede professionelle netværk, der har en klart defineret faglig værdi.

 

Uanset ovenstående betingelse skal du i situationer, hvor du har specifik indflydelse på valg af leverandør i en bestemt indkøbssag, afstå fra at deltage i leverandør-underholdnings- og/eller sociale netværksarrangementer.

 

JN Data giver ikke finansiel støtte til politiske partier eller personer.

 

Foreningsfrihed

JN Data respekterer og støtter arbejdstageres ret til foreningsfrihed til at tilslutte, eller ikke at tilslutte, sig en fagforening eller et arbejdstagerråd uden frygt for diskrimination eller repressalier.

 

JN Data arbejder for at skabe et ansvarligt arbejdsmiljø. JN Data har tilsluttet sig og efterlever de generelle principper og normer om arbejdstagerrettigheder nedfældet i FN’s Global Compact og ILO’s erklæring om retten til at organisere sig og føre kollektive forhandlinger. Foreningsfrihed er en grundlovssikret rettighed i Danmark og naturligvis anerkendt og respekteret af JN Data.

 

Brud på Code of Conduct

Hvis du har spørgsmål eller er betænkelig ved en aktivitet, transaktion, et forhold eller situation, som udgør eller vil kunne udgøre et brud på JN Datas Code of Conduct, har du ansvar for at indrapportere det med det samme.

 

Det bedste er ofte at indberette spørgsmål eller bekymringer til din nærmeste leder. Hvis du ikke vurderer, at det er den bedste fremgangsmåde, kan du indberette problemstillinger til HR, Legal og/eller Security & Compliance. Du kan også altid kontakte et medlem af den øverste ledelse. Alternativt kan du indberette via JN Datas whistleblowerordning.

 

For at fremme et miljø med høj integritet, og hvor regler overholdes, tolererer vi ikke repressalier mod medarbejdere, der indberetter compliance-spørgsmål eller andet i god tro. Der må aldrig være en undskyldning for ikke at indberette uregelmæssigheder i forhold til JN Datas Code of Conduct eller gældende politik eller retningslinjer.

 

For at sikre at JN Datas medarbejdere har den nødvendige indsigt og forståelse af JN Datas Code of Conduct, gennemføres der årligt e-learning forløb i denne for alle medarbejdere.

 

Brud på JN Datas Code of Conduct kan få ansættelsesretlige konsekvenser.

Læs også JN Datas Supplier code of conduct.